Bár az üzleti folyamatok digitalizálása jelentősen növelheti a vállalatok működési hatékonyságát, az átállás kezdeti, vélt vagy valós nehézségei miatt gyakran alacsony prioritást kapott, vagy teljesen lekerült a napirendről. A vírushelyzet alapvető változást hozott ebben a szemléletben: a cégek túlélésében kritikus kérdéssé váltak a távoli irányítású folyamatok. Olyannyira sürgős transzformációra volt szükség, hogy korábban soha nem látott sebességgel jelentek meg az új digitális megoldások. Ennek részeként digitális síkra terelődött számos, korábban papíron zajló folyamat is.

20% időmegtakarítás, 12%-os költségcsökkenés

A dokumentumok digitalizációjára szakosodott cég kutatásából kiderült: a két leginkább digitalizált terület a lezárások alatt az IT-ügyfélszolgálat (49%) és az ügyfélkapcsolati-menedzsment (36%) volt. A felmérésben 1000 adatmenedzsmentért felelős IT-szakértőt kérdeztek meg.

Bár a digitalizációs megoldásokat a pandémia alatt és után még csak viszonylag rövid ideje használták, a válaszadók máris látványos eredményekről számoltak be:

• a produktivitás növekedését 27 százalék,
• az új megoldások használatával megtakarított időt 20 százalék,
• az adatok minőségének javulását 13 százalék,
• a költségcsökkenést 12 százalék említette.

Egy lépés előre, egy lépés hátra?

A válaszok egyértelműen mutatják, hogy amikor a cégeknek korábban nem látott akadályokkal kell megküzdeniük, a digitális átállás nélkülözhetetlen eszköz az alkalmazkodásban, és ekkor gyorsan lépnek. A kutatás eredményei ugyanakkor arra is fényt derítettek, hogy a lendület az egészségügyi vészhelyzet feloldását követően fékeződhet, sőt az elért eredmények is veszélybe kerülhetnek.

Ha a munkatársak nem érzik, hogy az új megoldások lezárás nélkül is növelik a munka hatékonyságát, fennáll a veszély, hogy inkább visszatérnek az analóg, gyakran papíralapú folyamatokhoz. A kutatásban a válaszadók 57 százaléka adott hangot azon aggodalmának, hogy cége vissza fog térni a járvány előtti alacsony hatékonyságú, kevésbé digitalizált megoldásokhoz.

A gyors megoldások hátulütője

Miért engedi egy vállalat, hogy ez megtörténhessen? Ennek egyik magyarázata a felmérés készítői szerint a járványhelyzet miatt limitált digitalizációs határidőben rejlik. „A járvány megjelenésekor rengeteg stressz érte a vezetőket, nyomás alatt hoztak gyors döntéseket a cég működőképessége fenntartása érdekében. Ilyen helyzetben szinte elkerülhetetlen a gyors, könnyen elérhető megoldások kiválasztása ahelyett, hogy a hosszú távú eredményességet tartsák szem előtt. Ez pedig sokakban felvetheti, hogy biztosan jó döntést hoztak-e, nem lenne-e érdemes mégis inkább a régi úton járni” – mutat rá az Iron Mountain Magyarország Kft. ügyvezetője.

Nagy Rita hozzátette: „hasonló hatása volt annak is, hogy a vezetőség sok cégnél a lehető leggyorsabban covid-biztossá szerette volna tenni a vállalatot, hiszen az emberek egészségének megóvása volt az elsődleges szempont. Nem mindig volt idő teljesen végiggondolni, hogy a gyors változtatások a különböző divíziókat miként érinthetik hosszabb távon, így gyakran az egyes részlegeken más platformokat kezdtek használni. Ez megnehezítette az integrációt, a közös munkát és a hosszú távú működés során számos problémát okozhat. Jellemző az is, hogy az adott társaság igényeire szabott megoldások helyett gyakran dobozos megoldásokat, kész termékeket vásároltak, amelyekkel hosszú távon nehezebb dolgozni. Ezeket a helyzeteket lehet és kell is orvosolni, a digitális visszalépés nem lehet opció egyetlen vállalat számára sem”.

A hosszabb távú stratégia

A Gartner felmérései szerint a cégek 82 százaléka hosszú távon is át fog állni egy olyan működési modellre, amely engedi a távoli munkavégzést a munkaidő legalább felében. Ebből adódóan a papíralapú tároláshoz, analóg módszerekhez, és fizikai hozzáférésekhez való visszatérés nem lenne sem logikus, sem praktikus.

A versenyképesség fenntartásához szintén elengedhetetlen, hogy az adott társaság képes legyen alkalmazkodni a változásokhoz, amit pedig könnyebben és rugalmasabban lehet megtenni digitalizált környezetben. A járványhelyzet tapasztalataiból tanulva a vezetőknek érdemes jobban felkészíteni cégüket, hogy a jövőbeni esetleges krízisek esetén olyan új megoldásokkal adhassanak válaszokat, amelyek egyszerűbbé, fenntarthatóbbá, olcsóbbá teszik a folyamatokat.

„Ahhoz, hogy a választott módszerek hosszú távon is eredményeket hozzanak, komplex és egységes digitalizációs megoldásra kell törekedni. Természetesen minden vállalatnak egyedi transzformációs stratégiára van szüksége, de a szigetszerű, a cég egészére nehezen kiterjeszthető megoldások később komplikációt, gondot és extra költséget eredményeznek. Fontos, hogy a választott megoldás egységesíthető, de egyéni igényekre szabható módon kerüljön bevezetésre, és az is, hogy a megoldást szállító partnerként, konzultánsként működjön együtt az ügyféllel” – mutatott rá Nagy Rita.

Az üzleti felmérést a társaságok adatmenedzsmentjéért felelős informatikai vezetői töltötték ki Nagy-Britanniában, Németországban, Franciaországban, Spanyolországban és Hollandiában. A részt vevő vállalatoknál az alkalmazottak létszáma meghaladja a 250 főt.